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社長なら絶対知っておくべき! ~社長自身のIT活用法~

【第1回】 メールを使いこなす

インターネットの利用が一般的に浸透し、メールの利用も郵便やFAX以上に使われることが当たり前になった現在。メールを使いこなすことは、FAXや手紙に代わる伝達手段から、情報の蓄積にも使えるようになってきました。

高度なメール活用法やプロフェッショナルな運用を必要とする活用法は専門書に任せるとして、社長自身が簡単につかえるメールの活用方法をご紹介できればと思います。

(1) 長文を書かない

「キーボードを打つのが面倒だ」そんな社長も多いと思います。IT企業を経営している私でも、実は面倒です。まずメールは「書くもの」だという発想から、「受けるもの」という発想に切り替えましょう。

毎日膨大なメールが来ても、読む必要があるのは限られています。すべてのメールを携帯電話に転送してもらって、受信専用と割り切り、返事が必要なメールはすべて電話で折り返して対応する。

もし、少量の文章を書くことが問題ないのであれば、社内に対しては挨拶無しで「承認します」「非承認、時間あるとき電話下さい」のような簡単なメールのみにします。と公言してしまうことも一つの方法です。長文メールは書くのに時間がかかる割に誤解も招きやすく、誤解を招かない文章を書こうとすればするほど、更に長文になってしまいます。

考える時間と結果の効率を考えれば長文のメールを禁止してしまったほうが合理的です。メールは携帯メールを使いこなすだけで十分です、もし携帯を使うことが得意なのであれば、今流行のスマートフォンを使えるとパソコンに匹敵する使い方が可能です。

(2)メールはデーターベースである

データーベースというと難しく聞こえますが、GoogleのGmailの登場により、情報伝達手段だったメールがデータベースに変化致しました。

すべてのメールは無料のサービス、Gmailに保管。綺麗に整理整頓するのではなく、ただひたすら来たメールをメールボックスに
いれておくだけで問題ありません。必要なメールはすべて検索すれば良いのです。

ウェブサイトを検索するのと同様に、プロジェクト名を入れて検索、相手の名前を入れて検索、会社名を入れて検索、見積書といれて検索。自分ならではの文章をメール本文に入れておいて検索対象にしておけば完璧なデータベースの完成です!覚えておきたいことや、メモをどんどん自分にメールしておけば、もう分厚いノートを持ち歩く必要もなくなります。

専門家ご紹介

株式会社ネクストソリューションズ

代表取締役社長 久保 和之 さん

1995年、高校在学中に創業。ウェブ制作、Eコマースの運営等のITサービスをアメリカ、中国など世界各国で展開。IT戦略の立案、事業計画の策定からウェブデザイン、システム開発、サーバ運営、Eコマースのマーケティングから商品開発、物流センター、代金回収、カスタマーサポートまですべてのプロセスをワンストップで提供している。

今回の掲載にあたって

ITはビジネスにとって必要不可欠なツールとなりました。会社では導入しているけど、社長個人としてはいまいち、、という方も多いと思います。社長自身がITをどう活用し、効率的に情報を制するか。そこを突き詰めれば会社のIT導入の意思決定も部下任せにしなくて良くなるかもしれませんね。
ITのちょっとした使いこなし方から、情報に対する考え方まで分かりやすくお伝えして参ります。

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